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Die physische Nähe nachbilden

Digitale Kollaboration bei Daimler TSS
Unternehmen

von  am 16. Jun 2017 um 16:55 Uhr

Das Projektteam ist über verschiedene Standorte verteilt, alle wichtigen Daten liegen auf zentralen Servern und die Statusmeldungen hat jeder auf dem (Bild-)Schirm: Wie sieht gute Zusammenarbeit aus – und was kann digitale Kollaboration wirklich?

Keine Frage, das Optimum an Zusammenarbeit wäre: Alle Beteiligten sitzen räumlich zusammen. Denn nichts geht über den persönlichen Austausch, den schnellen Blickkontakt, die spontane Idee, die man mit seinem Gegenüber teilt und sofort weiterentwickeln kann. Schließlich schwingen in der direkten Kommunikation viele Signale mit, die Kommunikation erheblich erleichtern.

In großen Konzernen sind die Mitarbeiter jedoch fast immer über mehrere Standorte verteilt. Zudem arbeiten viele nicht ausschließlich an einem Projekt, sondern parallel an mehreren Aufgaben und Themen. So kann es mitunter schwierig sein, alle Beteiligten an einem Tisch zusammenzubringen.

Daimler TSS versucht deshalb, bei Bedarf zeitweise wieder physikalische Nähe herzustellen.

  • Der firmeneigene Shuttle-Bus ist im Einsatz, um Mitarbeiter zu gemeinsamen Meetings zu bringen – und kann auch unterwegs als mobiles Büro genutzt werden (Connectivity).
  • Nach Möglichkeit werden zusätzliche Projektflächen wie Schreibtische oder auch Meetingräume genutzt, um alle Beteiligten zusammenzubringen. Allerdings sollten die dafür benötigten Räumlichkeiten nicht zu lange leerstehen.

Digitale Tools für mehr Kollaboration

„Wenn physische Nähe nicht möglich ist, muss man sie eben nachbilden“, erklärt Martin Haselbach, Senior Manager Digital Customer Experience & Smart Factory bei Daimler TSS. Die IT-Spezialisten haben dabei unterschiedlichste Collaboration-Tools im Einsatz, die helfen, die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen verteilten Teams effizienter zu gestalten. Hier ein schneller Überblick:

  • Knowledge-Management: Wiki-Plattformen wie Confluence bieten optimale Möglichkeiten – meist aber auch nur dafür.
  • Projektplanung & Transparenz: Geeignete Tools bieten den Beteiligten jederzeit den aktuellen Blick auf Status, To-Dos und Termine. Ein Beispiel ist Jira.
  • Teamchat/Austausch: Formlose (a)synchrone Kommunikation, z.T. mit Dokumenten-Austausch, ermöglichen Lösungen wie Jive, Threema oder Mattermost – derzeit alles noch Einzeltools. Wichtig ist hier die Verfügbarkeit auf verschiedenen Endgeräten, vor allem mobile Clients.
  • Synchrone Videokommunikation und Screen-Sharing: Lösungen wie Lync, Skype oder Appear.In ermöglichen virtuelle face-to-face-Meetings ohne großen Aufwand.

Viele dieser Tools stellen uns vor neue Herausforderungen bezüglich Sicherheit und Datenschutz – eben weil es sich um externe Cloud-Lösungen handelt. In letzter Zeit hat sich Daimler diesem Thema etwas mehr geöffnet. Dennoch ist ein gesundes Maß an Vorsicht immer geboten. Natürlich gelten hier alle aktuellen Konzern-Richtlinien für Passwörter, Verschlüsselung etc.

Dazu kommt: So groß die Zeit- und Kostenersparnis durch vermiedene Reisen etc. sein mag, ein gewisser Mehraufwand im Vorfeld sollte einkalkuliert sein. Jedes Tool verlangt auch die richtige Hardware mit Konfiguration, wie Headsets, Kameras, Konferenztelefone oder große Screens, um in vollem Umfang genutzt werden zu können.

Wo stehen wir in ein bis drei Jahren?

Aus unserer Sicht dürfte der größte Mehrwert in der tiefer gehenden Integration und engeren Verzahnung der unterschiedlichen Tools liegen. Das bedeutet nicht nur weniger Setup-Aufwand für jede einzelne Kollaborationseinheit, egal ob Meeting oder Workshop. Es bringt auch einen Extraschub an Produktitivät. Denn der Switch von der Entwicklungsumgebung zum Chat und vom Chat zum Knowledge-System ist nur noch ein kleiner Klick auf ein anderes Fenster, eine andere Darstellung. Und nicht mehr der Sprung auf ein anderes Programm. Das hält den Informations- und Gedankenfluss in Schwung – gut für mehr Produktivität.

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